Bestellungen aus E-Mail und PDF automatisch mit KI verarbeiten

Ein Kunde mailt eine Bestellung. Mal in der E-Mail selbst, mal als PDF, mal als Foto eines Formulars. Jemand im Büro liest sie, sucht die Artikelnummern heraus und tippt alles ins ERP ab. Jeden Tag aufs Neue.

Das geht automatisch. KI liest die E-Mail oder das PDF, holt Kunde, Artikel, Mengen und Liefertermin heraus und legt die Bestellung in Ihrem ERP bereit. Ist sich das System unsicher, schaut eine Kollegin oder ein Kollege drauf, bevor die Bestellung weitergeht.

Warum das so lange Handarbeit blieb

Bestellungen per E-Mail sehen bei jedem Kunden anders aus. Der eine schickt ein sauberes PDF aus seinem eigenen System, der andere tippt drei Zeilen in eine E-Mail mit „wie letztes Mal, aber 20 Kartons“. Feste Regeln und Vorlagen scheitern daran. Für jeden neuen Kunden musste jemand eine Vorlage anlegen, und bei jeder Änderung im Layout brach sie wieder.

Sprachmodelle (LLMs) lesen ein Dokument so, wie ein Mensch es tut. Sie brauchen keine Vorlage pro Kunde. Dadurch lässt sich diese Arbeit jetzt gut automatisieren.

	Manuell abtippen	Vorlagen und OCR	KI-Extraktion
Neuer Kunde oder neues Layout	Kein Problem, kostet aber Zeit	Neue Vorlage nötig	Funktioniert meist sofort
Freitext in einer E-Mail	Kein Problem, kostet aber Zeit	Klappt nicht	Klappt
Fehler	Tippfehler, vor allem bei viel Betrieb	Bricht unbemerkt bei einem anderen Layout	Unsicherheit wird gemeldet
Zeit pro Bestellung	Minuten	Sekunden, wenn die Vorlage passt	Sekunden

So funktioniert es, Schritt für Schritt

1. Abholen. Neue E-Mails in einem festen Postfach, etwa orders@, werden automatisch abgeholt, inklusive Anhängen.
2. Auslesen. KI holt die Daten heraus, die Sie brauchen: Kunde, Bestellpositionen, Mengen, Lieferadresse und Wunschtermin.
3. Prüfen. Das System sucht Kunde und Artikel in Ihrem ERP. Gibt es eine Artikelnummer nicht, oder weicht eine Menge stark von dem ab, was der Kunde normalerweise bestellt? Dann geht die Bestellung an eine Kollegin oder einen Kollegen, statt durchzulaufen.
4. Bereitstellen. Stimmige Bestellungen landen als Entwurf in Ihrem ERP oder WMS, mit der ursprünglichen E-Mail dabei.
5. Bestätigen. Nach der Freigabe erhält der Kunde automatisch eine Auftragsbestätigung.

So behalten Sie die Kontrolle

KI macht Fehler. Nicht oft, aber es passiert. Deshalb baue ich es so, dass ein Fehler auffällt, bevor er beim Kunden ankommt.

• Prüfung gegen Ihre eigenen Daten. Artikelnummern, Preise und Kundendaten werden immer mit Ihrem ERP abgeglichen. Was nicht stimmt, geht nicht durch.
• Bei Unsicherheit entscheidet ein Mensch. In den ersten Wochen gibt eine Kollegin oder ein Kollege jede Bestellung frei. Danach nur noch die Ausnahmen.
• Die E-Mail ist Daten, keine Anweisung. Steht in einer E-Mail „ignoriere die vorherigen Anweisungen“, macht das System nichts damit.
• Alles protokolliert. Sie sehen pro Bestellung, was aus der E-Mail geholt wurde und wer sie freigegeben hat.
• Ihre eigene Umgebung. Die Automatisierung läuft bei Ihnen, mit dem KI-Anbieter Ihrer Wahl.

Wann lohnt es sich?

Zählen Sie, wie viele Bestellungen pro Tag per E-Mail oder PDF eingehen und wie lange das Abtippen pro Bestellung dauert. Kommen Sie zusammen auf mehr als eine Stunde pro Tag, lohnt es sich, das anzuschauen. Geht es um ein paar Bestellungen pro Woche, ist Abtippen oft einfach die günstigste Lösung.

Es lohnt sich auch eher, wenn Fehler teuer sind. Eine falsche Menge oder ein falscher Artikel kostet eine Retoure, eine zusätzliche Fahrt und einen unzufriedenen Kunden.

Wie fangen Sie an?

Sammeln Sie zehn Bestellungen so, wie sie wirklich eingehen, die sauberen und die chaotischen. Mehr braucht es für ein erstes Gespräch nicht. Damit sehen Sie schnell, was automatisch geht und wo ein Mensch nötig bleibt.