Procesar pedidos de correos y PDF automáticamente con IA

Un cliente envía un pedido por correo. A veces en el propio correo, a veces en PDF, a veces como foto de un formulario. Alguien en la oficina lo lee, busca los códigos de artículo y lo vuelve a teclear todo en el ERP. Cada día de nuevo.

Eso puede hacerse automáticamente. La IA lee el correo o el PDF, extrae el cliente, los artículos, las cantidades y la fecha de entrega y deja el pedido preparado en tu ERP. Si el sistema tiene dudas, un compañero lo revisa antes de que el pedido siga adelante.

Por qué esto siguió siendo trabajo manual tanto tiempo

Los pedidos por correo son distintos en cada cliente. Uno envía un PDF limpio desde su propio sistema, otro escribe tres líneas en un correo con «lo mismo que la última vez, pero 20 cajas». Las reglas fijas y las plantillas se atascan ahí. Para cada cliente nuevo alguien tenía que crear una plantilla, y con cada cambio en el diseño se volvía a romper.

Los modelos de lenguaje (LLM) leen un documento como lo hace una persona. No necesitan una plantilla por cliente. Eso hace que este trabajo ahora sí se pueda automatizar bien.

	Volver a teclear a mano	Plantillas y OCR	Extracción con IA
Cliente o diseño nuevo	Sin problema, pero cuesta tiempo	Hace falta una plantilla nueva	Suele funcionar a la primera
Texto libre en un correo	Sin problema, pero cuesta tiempo	No funciona	Funciona
Errores	Errores de tecleo, sobre todo con prisas	Se rompe sin avisar con otro diseño	Las dudas se notifican
Tiempo por pedido	Minutos	Segundos, si la plantilla encaja	Segundos

Así funciona, paso a paso

1. Recoger. Los correos nuevos de un buzón fijo, como pedidos@, se recogen automáticamente, incluidos los adjuntos.
2. Extraer. La IA extrae los datos que necesitas: cliente, líneas de pedido, cantidades, dirección de entrega y fecha deseada.
3. Comprobar. El sistema busca el cliente y los artículos en tu ERP. ¿No existe un código de artículo, o una cantidad se desvía mucho de lo que el cliente suele pedir? Entonces el pedido va a un compañero en lugar de seguir adelante.
4. Preparar. Los pedidos correctos llegan como borrador a tu ERP o SGA, junto con el correo original.
5. Confirmar. Tras la aprobación, el cliente recibe automáticamente una confirmación del pedido.

Cómo mantienes el control

La IA comete errores. No a menudo, pero ocurre. Por eso lo construyo de forma que un error se note antes de que llegue al cliente.

• Comprobación frente a tus propios datos. Los códigos de artículo, los precios y los datos de clientes se comparan siempre con tu ERP. Lo que no cuadra, no sigue adelante.
• Una persona decide cuando hay dudas. Las primeras semanas un compañero aprueba cada pedido. Después, solo las excepciones.
• El correo son datos, no instrucciones. Si un correo dice «ignora las instrucciones anteriores», el sistema no hace nada con ello.
• Todo queda registrado. Ves por pedido qué se extrajo del correo y quién lo aprobó.
• Tu propio entorno. La automatización funciona en tu entorno, con el proveedor de IA que elijas.

¿Cuándo compensa?

Cuenta cuántos pedidos llegan al día por correo o en PDF, y cuánto tarda volver a teclear cada pedido. Si en total supera una hora al día, merece la pena estudiarlo. Si se trata de unos pocos pedidos a la semana, volver a teclearlos suele ser simplemente la solución más barata.

También compensa antes si los errores salen caros. Una cantidad o un artículo equivocado cuesta una devolución, un viaje extra y un cliente insatisfecho.

¿Cómo empiezas?

Reúne diez pedidos tal como llegan de verdad, los limpios y los desordenados. No hace falta más para una primera reunión. Con eso ves rápido qué puede hacerse automáticamente y dónde sigue haciendo falta una persona.