¿Qué es una integración API? Explicado para pymes

Una integración API es una conexión con la que dos sistemas intercambian datos automáticamente, sin que nadie vuelva a teclear nada. Tu tienda online envía un pedido nuevo a tu contabilidad. Después, tu contabilidad avisa a la tienda online de que una factura está pagada. Eso ocurre en segundos o minutos, de día y de noche.

API significa application programming interface. Una API es una «puerta trasera» de un software para otro software. Por esa entrada, un sistema puede pedir o entregar datos según las reglas que fija el sistema que los proporciona. Es una pieza de software que permite que dos sistemas hablen entre sí.

¿Cómo funciona una integración API?

Puedes compararlo con una ventanilla. Al fin y al cabo, tú tampoco entras en el archivador de otro sistema, ¿verdad? Entregas una solicitud en la ventanilla y recibes una respuesta estructurada.

En la práctica, una integración hace tres cosas:

1. Obtener. Pide a un sistema datos nuevos, por ejemplo los pedidos del último cuarto de hora.
2. Traducir. Cada sistema tiene sus propias definiciones. Lo que en la tienda online se llama producto, en la contabilidad es un artículo con su propio número y código de IVA. La integración API convierte uno en otro.
3. Escribir. Entrega los datos en el otro sistema, por ejemplo como factura de venta.

¿Cómo sabe una integración API que hay información nueva? Hay dos formas. Pregunta en momentos fijos (jobs) si algo ha cambiado. O el propio sistema envía un aviso en cuanto pasa algo; esto se llama webhook. Cuál de las dos se usa depende de lo que ofrezca el programa. A no ser que optes por una solución a medida.

Un ejemplo

Piensa en una tienda online en Shopify, pagos con Mollie y la contabilidad en Exact Online. Sin integración, alguien en la oficina pasa a mano cada pedido y cada pago. Eso cuesta tiempo. Y un error al teclear un importe o un código de IVA no lo ves hasta la declaración del IVA.

Con una integración funciona así: un pedido en la tienda online se convierte automáticamente en una factura de venta en Exact Online. ¿Llega el pago? Entonces esa factura pasa a estado «pagada». Si falla, por ejemplo porque un artículo todavía no existe en la contabilidad, alguien recibe un aviso.

Lo mismo vale para otros sistemas, como Shopify con Moneybird o e-Boekhouden, o una tienda online con un ERP conectado. He construido integraciones con Exact Online y Moneybird. Shopify, Mollie y e-Boekhouden los conecto a través de su API.

¿Volver a teclear, exportar o integrar?

Muchas empresas están a medio camino entre el trabajo manual y una integración de verdad. Exportan un archivo de un sistema y lo importan en el otro. Funciona, pero alguien tiene que seguir haciéndolo. Y a veces un archivo se olvida, se importa dos veces o se guarda en el formato equivocado.

	Volver a teclear	Exportar e importar	Integración API
Quién	Un compañero, cada día	Un compañero, en momentos fijos	El propio sistema
Actualidad	Cada vez que alguien tiene tiempo	Cada vez que alguien exporta	En segundos o minutos
Errores	Muy a menudo	A menudo	Muy pocos errores
En caso de ausencia	Se queda parado	Se queda parado	Sigue funcionando
Ante un problema	Te enteras cuando llama un cliente	Te enteras la próxima vez	La integración envía un aviso

¿Qué es la integración de sistemas?

La integración de sistemas es el conjunto más amplio: hacer que todos tus sistemas trabajen juntos para que los datos se introduzcan una sola vez y después cuadren en todas partes.

Con dos sistemas tienes una integración. Si trabajas con cinco sistemas, decide antes qué sistema es el dueño de qué datos: clientes, artículos, stock, precios. Si no, tendrás dos verdades que se desajustan. Cómo funciona eso con el stock lo lees en ¿El stock de tu tienda online no cuadra con tu ERP?

¿Para qué se usa una integración API?

• Eliminar trabajo manual. Pedidos, facturas y datos que ahora pasan a mano entre sistemas. Mira automatización de procesos.
• Tienda online y ERP. Mantener iguales pedidos, stock y precios. Mira conectar tienda online, ERP e inventario.
• Informes. Datos de contabilidad, ERP y tienda online en un solo lugar, para que tus resúmenes se actualicen solos. Mira data warehouse e informes.
• Asistentes de IA. Un asistente que consulta datos en tus propios sistemas a través de una integración. Solo recibe los permisos que necesita y los cambios no se aplican hasta que una persona los aprueba. Mira asistentes de IA y chatbots.

¿Estándar o a medida?

Para muchas conexiones conocidas existe una integración ya hecha, a menudo por unas decenas de euros al mes. ¿Usas tus sistemas de la forma estándar? Entonces eso suele bastar.

Una solución a medida compensa si tienes reglas propias que una app estándar no conoce, si participan más de dos sistemas o si un error no puede pasar desapercibido. Crear una integración API significa entonces definir qué datos van adónde, construir la traducción entre los sistemas, probar con ejemplos reales y configurar un aviso para cuando algo falle. Lo que cuesta lo encuentras en los precios.

¿Un programa no tiene API? Entonces a menudo se puede hacer con un archivo que queda disponible en un lugar fijo. Menos limpio, pero funciona.

¿Cómo empiezas?

Apunta qué sistemas usas, qué datos pasan ahora a mano entre ellos y con qué frecuencia. Anota también dónde ha fallado algo últimamente. No hace falta más para una primera conversación. Sabrás enseguida si basta con una integración estándar o si tiene sentido una solución a medida.