¿Necesita tu pyme un data warehouse?

Normalmente no, al menos no de entrada. Si trabajas con un solo sistema y unos pocos informes fijos, basta con un cuadro de mando. Un data warehouse compensa cuando tienes que combinar cifras de varios sistemas y tus informes requieren trabajo manual o se contradicen. A continuación ves cómo decidirlo para tu propia empresa.

Por qué tus informes se contradicen

Cada lunes vives el mismo ritual. Una exportación del ERP, una exportación de la tienda online, todo a un Excel y, como guinda, corregir las fórmulas. Cuando el informe está listo, ya está desactualizado. Si dos compañeros hacen el mismo cálculo, obtienen dos respuestas distintas.

Eso no es culpa de Excel. Pasa porque cada sistema tiene su propia definición de cliente, de pedido o de periodo. Mientras tu equipo resuelva esas diferencias a mano, las cifras no cuadrarán.

Qué hace un data warehouse

Un data warehouse es un lugar central donde se reúnen los datos de distintos sistemas, por ejemplo un ERP, una tienda online, un sistema de inventario o de contabilidad. Los datos se extraen automáticamente de los sistemas de origen, se depuran y se vinculan entre sí. Un cliente de la tienda online es ahí el mismo cliente que en el ERP.

Un data warehouse guarda grandes volúmenes de datos históricos. Sabe cuál era el nivel de stock de cada día de los últimos tres años. Los cuadros de mando y los informes usan el data warehouse como fuente. Así todo el mundo mira las mismas cifras.

Cuándo puedes prescindir de un data warehouse

¿Tienes un solo sistema, por ejemplo solo un ERP o solo un programa de contabilidad? Entonces normalmente puedes conectar un cuadro de mando directamente a él. Power BI o herramientas de informes gratuitas lo hacen sin problema.

Lo mismo vale si tus preguntas son sencillas, como la facturación por mes, las facturas pendientes o el stock por artículo. Para eso no necesitas una base de datos aparte.

Cuándo compensa un data warehouse

• Quieres combinar datos de varios sistemas, como las ventas de la tienda online con las compras del ERP.
• Tus informes requieren trabajo manual cada semana, o se contradicen.
• Quieres conservar un histórico que tus sistemas no guardan, o no el tiempo suficiente.
• Quieres mirar hacia delante, por ejemplo a la planificación de inventario o al margen por cliente a lo largo del tiempo.

¿Reconoces dos o más de estos puntos? Entonces probablemente un data warehouse te aporte más de lo que cuesta.

Qué te aporta

• Se acabó el trabajo en Excel para tus informes periódicos.
• Una única fuente de verdad, porque todo el mundo mira las mismas cifras.
• Visión histórica de stock, márgenes y clientes.
• Visión actualizada, según la frecuencia con la que se sincronizan los datos de origen con el data warehouse.
• Corregir el rumbo antes. Ves una desviación mientras ocurre.

Excel se queda

No tienes que dejar de usar Excel. Sigue siendo útil para tus propios análisis. La diferencia es que ya no recopilas los datos a mano. Los sacas directamente del data warehouse.

Qué herramientas encajan con una pyme

No tiene que ser grande ni caro. Construyo data warehouses con bases de datos SQL, BigQuery o Databricks. Qué combinación encaja depende de tus sistemas y tu presupuesto. Para una pyme, el coste de la plataforma suele ser limitado.

Cuánto cuesta

Depende del número de fuentes e informes. Recibes de antemano un precio fijo por proyecto. Después puedes elegir una gestión mensual fija. Cómo funciona lo puedes ver en la página de precios.

Cómo empiezas

No empieces por la tecnología, sino por tus preguntas. ¿Qué tres preguntas sobre tu empresa no puedes responder rápido hoy? Ahí empieza un buen data warehouse.