Brauchen Sie als KMU ein Data Warehouse?

Exporte, Excel und Berichte, die sich widersprechen? Was ein Data Warehouse ist, wann es sich für KMU lohnt und wann ein Dashboard reicht.

Meistens nicht sofort. Arbeiten Sie mit einem System und ein paar festen Berichten, dann reicht ein Dashboard. Ein Data Warehouse lohnt sich, sobald Sie Zahlen aus mehreren Systemen kombinieren müssen und Ihr Reporting Handarbeit kostet oder sich widerspricht. Hier lesen Sie, wie Sie das für Ihr eigenes Unternehmen entscheiden.

Warum sich Ihre Berichte widersprechen

Jeden Montag erleben Sie dasselbe Ritual. Ein Export aus dem ERP, ein Export aus dem Onlineshop, alles in eine Excel-Datei und zum Schluss noch die Formeln korrigieren. Bis der Bericht fertig ist, ist er schon wieder veraltet. Wenn zwei Kollegen dieselbe Berechnung machen, bekommen sie zwei verschiedene Antworten.

Das liegt nicht an Excel selbst. Es liegt daran, dass jedes System seine eigene Definition von einem Kunden, einer Bestellung oder einem Zeitraum hat. Solange Mitarbeitende diese Unterschiede von Hand auflösen, laufen die Zahlen auseinander.

Was ein Data Warehouse macht

Ein Data Warehouse ist ein zentraler Ort, an dem die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenkommen, zum Beispiel aus ERP, Onlineshop, Lagersystem und Buchhaltung. Die Daten werden automatisch aus den Quellsystemen abgerufen, bereinigt und miteinander verknüpft. Ein Kunde aus dem Onlineshop ist dort derselbe Kunde wie im ERP.

Ein Data Warehouse speichert große Mengen historischer Daten. Es weiß, wie hoch der Lagerbestand an jedem Tag der letzten drei Jahre war. Dashboards und Berichte nutzen das Data Warehouse als Quelle. Dadurch schauen alle auf dieselben Zahlen.

Wann es ohne Data Warehouse geht

Haben Sie ein System, zum Beispiel nur ein ERP oder nur eine Buchhaltungssoftware? Dann können Sie dort meist direkt ein Dashboard anschließen. Power BI oder kostenlose Reporting-Tools erledigen das gut.

Dasselbe gilt, wenn Ihre Fragen einfach sind, etwa Umsatz pro Monat, offene Rechnungen oder Bestand pro Artikel. Dafür brauchen Sie keine eigene Datenbank.

Wann sich ein Data Warehouse lohnt

Sie möchten Daten aus mehreren Systemen kombinieren, etwa Verkäufe aus dem Onlineshop mit dem Einkauf aus dem ERP.
Ihr Reporting kostet jede Woche Handarbeit oder Berichte widersprechen sich.
Sie möchten eine Historie aufbewahren, die Ihre Systeme nicht oder nicht lange genug speichern.
Sie möchten vorausschauen, zum Beispiel bei der Bestandsplanung oder bei der Marge pro Kunde über die Zeit.

Erkennen Sie zwei oder mehr dieser Punkte wieder? Dann bringt Ihnen ein Data Warehouse wahrscheinlich mehr, als es kostet.

Was es Ihnen bringt

Keine Excel-Arbeit mehr für Ihre regelmäßigen Berichte.
Eine einzige Quelle der Wahrheit, denn alle schauen auf dieselben Zahlen.
Historischer Einblick in Lagerbestand, Margen und Kunden.
Aktueller Einblick, abhängig davon, wie oft die Daten von der Quelle ins Data Warehouse synchronisiert werden.
Früher nachsteuern. Sie sehen eine Abweichung, während sie passiert.

Excel bleibt

Sie müssen nicht auf Excel verzichten. Es bleibt praktisch für eigene Analysen. Der Unterschied ist, dass Sie die Daten nicht mehr von Hand sammeln, sondern direkt aus dem Data Warehouse holen.

Welche Tools zu KMU passen

Es muss nicht groß oder teuer sein. Ich baue Data Warehouses mit SQL-Datenbanken, BigQuery oder Databricks. Welche Kombination passt, hängt von Ihren Systemen und Ihrem Budget ab. Die Plattformkosten sind für ein KMU oft überschaubar.

Was es kostet

Das hängt von der Anzahl der Quellen und Berichte ab. Sie erhalten vorab einen festen Projektpreis. Danach können Sie eine feste monatliche Betreuung wählen. Wie das funktioniert, steht auf der Preisseite.

Wie Sie anfangen

Fangen Sie nicht bei der Technik an, sondern bei Ihren Fragen. Welche drei Fragen zu Ihrem Unternehmen können Sie heute nicht schnell beantworten? Dort beginnt ein gutes Data Warehouse.