Was ist eine API-Schnittstelle? Erklärt für KMU

Eine API-Schnittstelle ist eine Verbindung, über die zwei Systeme automatisch Daten austauschen, ohne dass jemand etwas abtippt. Ihr Onlineshop schickt eine neue Bestellung an Ihre Buchhaltung. Danach meldet Ihre Buchhaltung dem Onlineshop, dass eine Rechnung bezahlt ist. Das passiert innerhalb von Sekunden bis Minuten, Tag und Nacht.

API steht für Application Programming Interface. Eine API ist eine „Hintertür“ einer Software für eine andere Software. Über diesen Zugang kann ein System Daten abfragen oder liefern, nach Regeln, die das liefernde System festlegt. Es ist ein Stück Software, das zwei Systeme miteinander sprechen lässt.

Wie funktioniert eine API-Schnittstelle?

Sie können es mit einem Schalter vergleichen. Sie gehen ja auch nicht selbst an den Aktenschrank eines anderen Systems, oder? Sie geben am Schalter eine Anfrage ab und bekommen eine strukturierte Antwort zurück.

Eine Schnittstelle macht in der Praxis drei Dinge:

1. Abrufen. Sie fragt ein System nach neuen Daten, zum Beispiel nach den Bestellungen der letzten Viertelstunde.
2. Übersetzen. Jedes System hat andere Definitionen. Was im Onlineshop Produkt heißt, ist in der Buchhaltung ein Artikel mit eigener Nummer und eigenem Steuerschlüssel. Die API-Schnittstelle wandelt das eine in das andere um.
3. Schreiben. Sie liefert die Daten im anderen System ab, zum Beispiel als Ausgangsrechnung.

Woher weiß eine API-Schnittstelle, dass neue Informationen vorliegen? Das geht auf zwei Arten. Sie fragt zu festen Zeitpunkten (Jobs), ob sich etwas geändert hat. Oder das System schickt selbst ein Signal, sobald etwas passiert; das nennt man Webhook. Welche der beiden genutzt wird, hängt davon ab, was das Programm anbietet. Es sei denn, Sie setzen auf eine individuelle Lösung.

Ein Beispiel

Nehmen Sie einen Onlineshop auf Shopify, Zahlungen über Mollie und eine Buchhaltung in Exact Online. Ohne Schnittstelle überträgt jemand im Büro jede Bestellung und jede Zahlung von Hand. Das kostet Zeit. Und einen Tippfehler bei einem Betrag oder Steuerschlüssel bemerken Sie erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung.

Mit einer Schnittstelle läuft es so: Eine Bestellung im Onlineshop wird automatisch zu einer Ausgangsrechnung in Exact Online. Geht die Zahlung dafür ein? Dann bekommt diese Rechnung den Status „bezahlt“. Klappt es nicht, zum Beispiel weil ein Artikel in der Buchhaltung noch nicht existiert, bekommt jemand eine Benachrichtigung.

Dasselbe gilt für andere Systeme wie Shopify mit Moneybird oder e-Boekhouden, oder einen Onlineshop mit angebundenem ERP. Ich habe Schnittstellen mit Exact Online und Moneybird gebaut. Shopify, Mollie und e-Boekhouden binde ich über ihre API an.

Abtippen, exportieren oder anbinden?

Viele Unternehmen stehen zwischen Handarbeit und einer echten Schnittstelle. Sie exportieren eine Datei aus dem einen System und lesen sie im anderen ein. Das funktioniert, aber jemand muss es immer wieder tun. Und eine Datei wird schon mal vergessen, doppelt eingelesen oder im falschen Format gespeichert.

	Abtippen	Exportieren und einlesen	API-Schnittstelle
Wer	Ein Kollege, jeden Tag	Ein Kollege, zu festen Zeitpunkten	Das System selbst
Aktualität	So oft, wie jemand Zeit hat	So oft, wie jemand exportiert	Innerhalb von Sekunden bis Minuten
Fehler	Sehr häufig	Häufig	Kaum Fehler
Bei Abwesenheit	Bleibt liegen	Bleibt liegen	Läuft weiter
Bei einem Problem	Sie merken es, wenn ein Kunde anruft	Sie merken es beim nächsten Mal	Die Schnittstelle schickt eine Benachrichtigung

Was ist Systemintegration?

Systemintegration ist das größere Ganze: alle Ihre Systeme so zusammenarbeiten lassen, dass Daten einmal eingegeben werden und danach überall stimmen.

Bei zwei Systemen haben Sie eine Schnittstelle. Arbeiten Sie mit fünf Systemen, legen Sie vorab fest, welches System Eigentümer welcher Daten ist: Kunden, Artikel, Lagerbestand, Preise. Sonst bekommen Sie zwei Wahrheiten, die auseinanderlaufen. Wie das beim Lagerbestand funktioniert, lesen Sie in Lagerbestand im Onlineshop stimmt nicht mit dem ERP überein?

Wofür nutzen Sie eine API-Schnittstelle?

• Handarbeit abschaffen. Bestellungen, Rechnungen und Daten, die heute von Hand zwischen Systemen wandern. Siehe Prozessautomatisierung.
• Onlineshop und ERP. Bestellungen, Lagerbestand und Preise gleich halten. Siehe Onlineshop, ERP und Lagerbestand verbinden.
• Reporting. Daten aus Buchhaltung, ERP und Onlineshop an einem Ort, sodass sich Ihre Übersichten von selbst aktualisieren. Siehe Data Warehouse und Reporting.
• KI-Assistenten. Ein Assistent, der über eine Schnittstelle Daten in Ihren eigenen Systemen nachschlägt. Er bekommt nur die Rechte, die er braucht, und Änderungen werden erst nach Freigabe durch einen Menschen ausgeführt. Siehe KI-Assistenten und Chatbots.

Standard oder individuell?

Für viele bekannte Verbindungen gibt es eine fertige Schnittstelle, oft für ein paar Dutzend Euro im Monat. Nutzen Sie Ihre Systeme auf die Standardweise? Dann reicht das meistens.

Eine individuelle Lösung lohnt sich, wenn Sie eigene Regeln haben, die eine Standard-App nicht kennt, wenn mehr als zwei Systeme beteiligt sind oder wenn ein Fehler nicht unbemerkt bleiben darf. Eine API-Schnittstelle erstellen heißt dann: festlegen, welche Daten wohin gehen, die Übersetzung zwischen den Systemen bauen, mit echten Beispielen testen und eine Benachrichtigung einrichten, falls etwas schiefgeht. Was das kostet, steht bei den Preisen.

Hat ein Programm keine API? Dann geht es oft noch über eine Datei, die an einem festen Ort bereitliegt. Weniger elegant, aber es funktioniert.

Wie fangen Sie an?

Schreiben Sie auf, welche Systeme Sie nutzen, welche Daten heute von Hand zwischen ihnen hin- und hergehen und wie oft. Notieren Sie auch, wo es zuletzt schiefging. Mehr braucht es für ein erstes Gespräch nicht. Sie erfahren direkt, ob eine Standard-Schnittstelle reicht oder ob eine individuelle Lösung sinnvoll ist.