Wat is een API-koppeling? Uitleg voor het MKB

Een API-koppeling is een verbinding waarmee twee systemen automatisch gegevens uitwisselen zonder dat iemand iets overtypt. Je webshop stuurt een nieuwe order door naar je boekhouding. Vervolgens meldt je boekhouding aan de webshop dat een factuur betaald is. Dat gebeurt binnen seconden tot minuten, dag en nacht.

API staat voor application programming interface. Een API is een “achterdeur” van een software voor een andere software. Via deze ingang kan een systeem gegevens opvragen of aanleveren volgens regels die het leverende systeem bepaalt. Het is een stuk software dat twee systemen met elkaar laat praten.

Hoe werkt een API-koppeling?

Je kan het vergelijken met een loket. Je loopt immers ook niet zelf de archiefkast van een ander systeem in, toch? Je geeft een verzoek af aan het loket en je krijgt een gestructureerd antwoord terug.

Een koppeling doet in de praktijk drie dingen:

1. Ophalen. Ze vraagt een systeem om nieuwe gegevens, bijvoorbeeld de orders van het afgelopen kwartier.
2. Vertalen. Elk systeem heeft andere definities. Wat in de webshop een product heet is in de boekhouding een artikel met een eigen nummer en btw-code. De API-koppeling zet het ene om in het ander.
3. Wegschrijven. Ze levert de gegevens af in het andere systeem, bijvoorbeeld als verkoopfactuur.

Hoe weet een API-koppeling dat er nieuwe informatie beschikbaar is? Dit kan op twee manieren. Ze vraagt op vaste momenten (jobs) of er iets veranderd is. Of het systeem stuurt zelf een seintje zodra er iets gebeurt; dit heet een webhook. Welke van de twee uiteindelijk gebruikt wordt, hangt af van wat het pakket aanbiedt. Tenzij je maatwerk toepast.

Een voorbeeld

Neem een webshop op Shopify, betalingen via Mollie en een administratie in Exact Online. Zonder koppeling zet iemand op kantoor elke order en elke betaling met de hand over. Dat kost tijd. En een tikfout in een bedrag of btw-code merk je pas bij de aangifte.

Met een koppeling gaat het als volgt; een order in de webshop wordt automatisch een verkoopfactuur in Exact Online. Komt de betaling ervan binnen? Dan krijgt die factuur als status “betaald”. Lukt het niet, bijvoorbeeld omdat een artikel nog niet bestaat in de boekhouding, dan krijgt iemand een melding.

Hetzelfde geldt voor andere systemen zoals Shopify met Moneybird of e-Boekhouden, of een webshop met een gekoppeld ERP. Ik heb gebouwd met Exact Online en Moneybird. Shopify, Mollie en e-Boekhouden koppel ik via hun API.

Overtypen, exporteren of koppelen?

Veel bedrijven zitten tussen handwerk en een echte koppeling in. Ze exporteren een bestand uit het ene systeem en lezen het in bij het andere. Dat werkt, maar iemand moet het blijven doen. En een bestand wordt weleens vergeten, twee keer ingelezen of in het verkeerde formaat opgeslagen.

	Overtypen	Exporteren en inlezen	API-koppeling
Wie	Een collega, elke dag	Een collega, op vaste momenten	Het systeem zelf
Actualiteit	Zo vaak als iemand tijd heeft	Zo vaak als iemand exporteert	Binnen seconden tot minuten
Error marge	Erg vaak	Vaak	Nauwelijks fouten
Bij afwezigheid	Blijft liggen	Blijft liggen	Loopt door
Bij een probleem	Je merkt het als een klant belt	Je merkt het bij de volgende keer	De koppeling geeft een melding

Wat is systeemintegratie?

Systeemintegratie is het grotere geheel, namelijk al je systemen zo laten samenwerken dat gegevens één keer worden ingevoerd en daarna overal kloppen.

Bij twee systemen heb je één koppeling. Werk je met vijf systemen, bepaal dan vooraf welk systeem eigenaar is van welke gegevens: klanten, artikelen, voorraad, prijzen. Anders krijg je twee waarheden die uit elkaar lopen. Hoe dat bij voorraad werkt, lees je in Voorraad in je webshop klopt niet met je ERP?

Waar gebruik je een API-koppeling voor?

• Handwerk weghalen. Orders, facturen en gegevens die nu met de hand tussen systemen gaan. Zie procesautomatisering.
• Webshop en ERP. Orders, voorraad en prijzen gelijk houden. Zie webshop, ERP en voorraad koppelen.
• Rapportages. Gegevens uit boekhouding, ERP en webshop op één plek, zodat je overzichten vanzelf bijwerken. Zie datawarehouse en rapportages.
• AI-assistenten. Een assistent die via een koppeling in je eigen systemen data opzoekt. Hij krijgt alleen de rechten die hij nodig heeft en wijzigingen gaan pas door na akkoord van een mens. Zie AI-assistenten en chatbots.

Standaard of maatwerk?

Voor veel bekende connecties bestaat een kant-en-klare koppeling, vaak voor een paar tientjes per maand. Gebruik je je systemen op de standaardmanier? Dan is dat meestal genoeg.

Maatwerk loont als je eigen regels hebt die een standaard app niet kent, als er meer dan twee systemen meedoen, of als een fout niet onopgemerkt mag blijven. Een API-koppeling maken betekent dan het vastleggen van welke gegevens waarheen gaan, de vertaling tussen de systemen bouwen, testen met echte voorbeelden en een melding inrichten voor als het misgaat. Wat dat kost staat bij de tarieven.

Heeft een pakket geen API? Dan kan het vaak nog via een bestand dat op een vaste plek klaarstaat. Minder netjes, maar het werkt.

Hoe begin je?

Schrijf op welke systemen je gebruikt, welke gegevens er nu met de hand tussen gaan en hoe vaak. Noteer ook waar het de laatste tijd misging. Meer is niet nodig voor een eerste gesprek. Je hoort direct of een standaard koppeling volstaat, of dat maatwerk zinvol is.