Webshop voorraad synchroniseren met je ERP: zo houd je ze gelijk

Je webshop zegt “op voorraad”. Een klant bestelt. In het magazijn ligt niets. Of andersom: de webshop zegt “uitverkocht” en de stellingen staan vol. Allebei kosten ze omzet en vertrouwen.

De oplossing in één zin: laat één systeem eigenaar zijn van de voorraad, en stuur elke verandering automatisch naar je webshop. Hoe je dat doet, en waar het meestal misgaat, lees je hieronder.

Waarom de voorraad niet klopt

Bijna altijd is er meer dan één plek waar voorraad wordt bijgehouden. Het ERP, het WMS, de webshop zelf, soms ook een marketplace. Zodra twee systemen allebei een voorraadstand hebben, lopen ze uit elkaar. Dit zijn de oorzaken die ik het vaakst zie.

• Handmatig bijwerken. Iemand zet elke ochtend de voorraad over. Alles wat tussendoor verkoopt of binnenkomt, mist.
• Te traag synchroniseren. Eén keer per nacht is te weinig voor producten die snel verkopen.
• Retouren. Een retour komt terug in het magazijn, maar niet in de webshop.
• Meerdere verkoopkanalen. Je webshop en bol.com verkopen hetzelfde laatste stuk.
• Meerdere magazijnen. De webshop telt alles op, terwijl een deel gereserveerd is of op een andere locatie ligt.
• Een koppeling die stil ligt. Na een update van een van je systemen stopt de uitwisseling. Niemand merkt het tot een klant belt.

Eén eigenaar van de voorraad

De belangrijkste keuze is wie de waarheid is. In de meeste bedrijven is dat het ERP of het WMS, omdat daar inkoop, ontvangst en picking plaatsvinden. De webshop toont dan alleen wat dat systeem zegt, en past zelf nooit iets aan.

Verkoopt de webshop iets? Dan gaat de order naar het ERP, het ERP verlaagt de voorraad en stuurt de nieuwe stand terug. Niet andersom. Zo kan er maar één stand bestaan.

	Webshop houdt zelf voorraad bij	ERP of WMS is eigenaar
Bron	Twee standen, die uit elkaar lopen	Eén stand, de rest volgt
Retouren	Handmatig corrigeren in de webshop	Verwerkt in het magazijn, webshop volgt
Meerdere kanalen	Elk kanaal telt zijn eigen voorraad	Eén voorraad, verdeeld over de kanalen
Bij een fout	Je ziet het pas als een klant belt	De koppeling meldt het

Hoe vaak synchroniseren?

Zo vaak als nodig, niet zo vaak als mogelijk. Voor de meeste groothandels is elke paar minuten genoeg. Verkoop je weinig stuks van een artikel, of verkoop je via meerdere kanalen tegelijk? Dan wil je direct bijwerken bij elke order en elke ontvangst.

Een vaste tussenstap is een buffer. Je toont de webshop één of twee stuks minder dan er liggen. Zo voorkom je dat het laatste stuk twee keer verkocht wordt in de minuten tussen twee updates.

Meerdere magazijnen en kanalen

Hier gaat het bij groothandels het vaakst mis. Een paar regels die werken:

• Per locatie bijhouden, en per kanaal bepalen welke locaties meetellen.
• Gereserveerde voorraad niet tonen. Wat al aan een order hangt, is niet meer beschikbaar.
• Eén verdeelsleutel voor je kanalen. Bijvoorbeeld: bol.com krijgt nooit meer dan de helft van de vrije voorraad.
• Inkooporders meenemen. Verwachte ontvangst kun je als levertijd tonen, niet als voorraad.

Standaard app of maatwerk?

Eerlijk advies. Heb je één webshop, één ERP en geen bijzondere regels? Dan doet een kant-en-klare koppeling dit prima, vaak voor een paar tientjes per maand.

Maatwerk loont zodra je met meerdere magazijnen, verkoopkanalen of administraties werkt, of wanneer fouten niet onopgemerkt mogen blijven. Dan wil je een koppeling die precies jouw regels volgt en een melding geeft als er iets stopt. Meer daarover in Webshop en ERP koppelen. Wat een groothandel moet weten.

Hoe begin je?

Schrijf op waar de voorraad nu wordt bijgehouden, hoe vaak hij wordt bijgewerkt en waar het de laatste maand misging. Meer is niet nodig voor een eerste gesprek. Je hoort direct of een standaard app volstaat, of dat maatwerk zinvol is.