Webshop en ERP koppelen. Wat een groothandel moet weten

Je verkoopt via een webshop, je voorraad staat in je ERP en je boekhouding in weer een ander pakket. Elk systeem doet zijn werk prima. Alleen praten ze niet met elkaar. En dus zit er iemand tussen die orders overtypt, voorraad bijwerkt en facturen controleert.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. In veel groothandels is die ene collega de koppeling.

Wat is een koppeling eigenlijk?

Een koppeling zorgt dat gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere stromen. Geen exports, geen Excel, geen overtypen. Een order in je webshop staat binnen een paar minuten in je ERP. Verandert de voorraad in je magazijn, dan ziet je webshop dat ook.

Het klinkt simpel. Het verschil zit in de details.

Welke gegevens moeten er stromen?

Bij de meeste groothandels gaat het om vijf stromen.

• Orders. Van webshop of marketplace naar je ERP of WMS, inclusief klantgegevens en verzendmethode.
• Voorraad. Terug naar je webshop, ook als je met meerdere magazijnen of verkoopkanalen werkt.
• Producten en prijzen. Eén bron van waarheid, inclusief B2B-prijzen en staffels.
• Status en track & trace. Verzendinformatie automatisch terug naar je klant.
• Facturen en betalingen. Naar je boekhouding, afgestemd met je bank of betaalprovider.

Begin niet met alles tegelijk. Kies de stroom die nu de meeste tijd of fouten kost. Meestal zijn dat de orders.

Standaard app of maatwerk?

Eerlijk advies. Voor eenvoudige situaties bestaan kant-en-klare koppelingen, vaak voor een paar tientjes per maand. Werkt zo’n app voor jou? Gebruik hem dan.

Maatwerk loont wanneer

• je met meerdere magazijnen, verkoopkanalen of administraties werkt;
• je B2B-prijzen, bundels of klantspecifieke afspraken hebt;
• fouten niet onopgemerkt mogen blijven;
• je de koppeling later wilt uitbreiden zonder opnieuw te beginnen.

Juist bij groothandels zie je die punten vaak terug. Daar loopt een standaard app snel tegen zijn grenzen aan.

Waar gaat het vaak mis?

Het bouwen zelf is zelden het probleem. Het gaat mis bij de afspraken eromheen.

• Niemand weet hoe het werkt. De koppeling is ooit gebouwd, maar er is niets vastgelegd.
• Een update legt alles stil. Een systeem verandert en de koppeling breekt. Je merkt het pas als een klant belt.
• Geen melding bij fouten. Een order blijft hangen en niemand ziet het.

Een goede koppeling heeft daarom altijd documentatie, monitoring en iemand die bijstuurt als er iets verandert.

Wat kost het?

Een koppeling op maat kost bij Tovy meestal tussen € 1.000 en € 5.000 (excl. btw), afhankelijk van het aantal systemen en de complexiteit. Daarna kun je kiezen voor vast maandelijks beheer van € 150 tot € 500 (excl. btw). Dan houd ik de koppeling in de gaten en pas ik hem aan bij updates.

Zet dat af tegen de uren die nu opgaan aan overtypen en fouten herstellen. Een handige rekensom. Hoeveel uur per week kost de taak nu, en wat kost dat uur? Vaak heb je de investering binnen een paar maanden terugverdiend.

Hoe begin je?

Schrijf op welke systemen je gebruikt en waar het nu knelt. Meer is niet nodig voor een eerste gesprek. Je hoort direct of maatwerk zinvol is, of dat een standaard app volstaat.