Integrar tienda online y ERP. Lo que un mayorista debe saber

Vendes a través de una tienda online, tu stock está en tu ERP y tu contabilidad en otro programa distinto. Cada sistema hace bien su trabajo. Solo que no se comunican entre sí. Así que hay alguien en medio que vuelve a teclear pedidos, actualiza el stock y revisa facturas.

¿Te suena? No eres el único. En muchos mayoristas, ese compañero es la integración.

¿Qué es en realidad una integración?

Una integración hace que los datos fluyan automáticamente de un sistema a otro. Sin exportaciones, sin Excel, sin volver a teclear. Un pedido de tu tienda online está en tu ERP en pocos minutos. Si cambia el stock en tu almacén, tu tienda online también lo ve.

Parece sencillo. La diferencia está en los detalles.

¿Qué datos deben fluir?

En la mayoría de los mayoristas se trata de cinco flujos.

• Pedidos. De la tienda online o marketplace a tu ERP o SGA, incluidos los datos del cliente y el método de envío.
• Stock. De vuelta a tu tienda online, también si trabajas con varios almacenes o canales de venta.
• Productos y precios. Una única fuente de verdad, incluidos precios B2B y tarifas escalonadas.
• Estado y seguimiento de envíos. La información de envío vuelve automáticamente a tu cliente.
• Facturas y pagos. A tu contabilidad, conciliados con tu banco o proveedor de pagos.

No empieces con todo a la vez. Elige el flujo que hoy cuesta más tiempo o más errores. Normalmente son los pedidos.

¿App estándar o integración a medida?

Un consejo sincero. Para situaciones sencillas existen conectores ya hechos, a menudo por unas decenas de euros al mes. ¿Te sirve una app así? Entonces úsala.

Una integración a medida compensa cuando

• trabajas con varios almacenes, canales de venta o sociedades;
• tienes precios B2B, packs o acuerdos específicos con clientes;
• los errores no pueden pasar desapercibidos;
• quieres ampliar la integración más adelante sin empezar de cero.

Precisamente en los mayoristas esos puntos aparecen a menudo. Ahí una app estándar llega pronto a sus límites.

	App estándar	A medida
Encaja con	Una tienda online, un ERP	Varios almacenes, canales de venta o sociedades
Precios	Precios estándar	Precios B2B, packs y acuerdos específicos con clientes
Errores	A menudo se notan tarde	No pasan desapercibidos
Ampliar	Dentro de los límites de la app	Ampliar más adelante sin empezar de cero
Costes	Unas decenas de euros al mes	Precio fijo por proyecto, después gestión opcional

¿Dónde suele fallar?

Construirla rara vez es el problema. Falla en los acuerdos que la rodean.

• Nadie sabe cómo funciona. La integración se construyó en su día, pero no se documentó nada.
• Una actualización lo paraliza todo. Un sistema cambia y la integración se rompe. No te enteras hasta que llama un cliente.
• Sin aviso cuando hay errores. Un pedido se queda atascado y nadie lo ve.

Por eso una buena integración siempre tiene documentación, monitorización y alguien que la ajusta cuando algo cambia.

¿Cuánto cuesta?

Depende del número de sistemas y de la complejidad. Recibes de antemano un precio fijo por proyecto. Después puedes elegir una gestión mensual fija. Entonces vigilo la integración y la ajusto tras las actualizaciones. Cómo funciona lo puedes ver en la página de precios.

Compáralo con las horas que hoy se van en volver a teclear y corregir errores. Un cálculo útil. ¿Cuántas horas a la semana cuesta hoy la tarea y cuánto cuesta esa hora? A menudo recuperas la inversión en pocos meses.

¿Cómo empiezas?

Apunta qué sistemas utilizas y dónde se atascan las cosas hoy. No hace falta más para una primera reunión. Sabrás enseguida si una solución a medida tiene sentido o si basta con una app estándar.