Onlineshop und ERP verbinden. Was ein Großhandel wissen muss

Sie verkaufen über einen Onlineshop, Ihr Lagerbestand liegt im ERP und Ihre Buchhaltung in noch einem anderen Programm. Jedes System macht seine Arbeit gut. Nur sprechen sie nicht miteinander. Also sitzt jemand dazwischen, der Bestellungen abtippt, Bestände pflegt und Rechnungen prüft.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. In vielen Großhandelsunternehmen ist diese eine Kollegin oder dieser eine Kollege die Schnittstelle.

Was ist eine Schnittstelle eigentlich?

Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass Daten automatisch von einem System ins andere fließen. Keine Exporte, kein Excel, kein Abtippen. Eine Bestellung in Ihrem Onlineshop steht innerhalb weniger Minuten in Ihrem ERP. Ändert sich der Bestand in Ihrem Lager, sieht Ihr Onlineshop das auch.

Das klingt einfach. Der Unterschied liegt im Detail.

Welche Daten müssen fließen?

Bei den meisten Großhändlern geht es um fünf Datenflüsse.

• Bestellungen. Vom Onlineshop oder Marktplatz in Ihr ERP oder WMS, inklusive Kundendaten und Versandart.
• Lagerbestand. Zurück in Ihren Onlineshop, auch wenn Sie mit mehreren Lagern oder Vertriebskanälen arbeiten.
• Artikel und Preise. Eine zentrale Datenquelle, inklusive B2B-Preisen und Staffelpreisen.
• Status und Sendungsverfolgung. Versandinformationen automatisch zurück an Ihren Kunden.
• Rechnungen und Zahlungen. In Ihre Buchhaltung, abgeglichen mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsanbieter.

Fangen Sie nicht mit allem gleichzeitig an. Wählen Sie den Datenfluss, der heute die meiste Zeit oder die meisten Fehler kostet. Meist sind das die Bestellungen.

Standard-App oder individuelle Schnittstelle?

Ein ehrlicher Rat. Für einfache Situationen gibt es fertige Konnektoren, oft für ein paar Dutzend Euro im Monat. Funktioniert so eine App für Sie? Dann nutzen Sie sie.

Eine individuelle Schnittstelle lohnt sich, wenn

• Sie mit mehreren Lagern, Vertriebskanälen oder Mandanten arbeiten;
• Sie B2B-Preise, Bundles oder kundenspezifische Vereinbarungen haben;
• Fehler nicht unbemerkt bleiben dürfen;
• Sie die Schnittstelle später erweitern möchten, ohne neu anzufangen.

Gerade im Großhandel kommen diese Punkte oft vor. Dort stößt eine Standard-App schnell an ihre Grenzen.

	Standard-App	Individuelle Schnittstelle
Passt zu	Ein Onlineshop, ein ERP	Mehrere Lager, Vertriebskanäle oder Mandanten
Preise	Standardpreise	B2B-Preise, Bundles und kundenspezifische Vereinbarungen
Fehler	Fallen oft erst später auf	Bleiben nicht unbemerkt
Erweitern	Innerhalb der Grenzen der App	Später erweitern, ohne neu anzufangen
Kosten	Ein paar Dutzend Euro im Monat	Fester Projektpreis, danach optional Betreuung

Wo geht es oft schief?

Das Bauen selbst ist selten das Problem. Es hakt bei den Absprachen drumherum.

• Niemand weiß, wie es funktioniert. Die Schnittstelle wurde irgendwann gebaut, aber nichts ist dokumentiert.
• Ein Update legt alles lahm. Ein System ändert sich und die Schnittstelle bricht. Sie merken es erst, wenn ein Kunde anruft.
• Keine Benachrichtigung bei Fehlern. Eine Bestellung bleibt hängen und niemand sieht es.

Eine gute Schnittstelle hat deshalb immer Dokumentation, Monitoring und jemanden, der nachsteuert, wenn sich etwas ändert.

Was kostet das?

Das hängt von der Anzahl der Systeme und der Komplexität ab. Sie erhalten vorab einen festen Projektpreis. Danach können Sie eine feste monatliche Betreuung wählen. Dann behalte ich die Schnittstelle im Blick und passe sie bei Updates an. Wie das funktioniert, steht auf der Preisseite.

Stellen Sie dem die Stunden gegenüber, die heute für Abtippen und Fehlerbehebung draufgehen. Eine einfache Rechnung. Wie viele Stunden pro Woche kostet die Aufgabe heute, und was kostet diese Stunde? Oft haben Sie die Investition innerhalb weniger Monate wieder eingespielt.

Wie fangen Sie an?

Schreiben Sie auf, welche Systeme Sie nutzen und wo es heute hakt. Mehr braucht es für ein erstes Gespräch nicht. Sie erfahren direkt, ob eine individuelle Schnittstelle sinnvoll ist oder ob eine Standard-App reicht.