Onlineshop-Lagerbestand mit dem ERP synchronisieren: So halten Sie beide gleich

Ihr Onlineshop sagt „auf Lager“. Ein Kunde bestellt. Im Lager liegt nichts. Oder umgekehrt: Der Onlineshop sagt „ausverkauft“ und die Regale sind voll. Beides kostet Umsatz und Vertrauen.

Die Lösung in einem Satz: Lassen Sie ein System Eigentümer des Lagerbestands sein, und schicken Sie jede Änderung automatisch an Ihren Onlineshop. Wie Sie das machen und wo es meist schiefgeht, lesen Sie unten.

Warum der Lagerbestand nicht stimmt

Fast immer gibt es mehr als einen Ort, an dem der Bestand geführt wird. Das ERP, das WMS, der Onlineshop selbst, manchmal auch ein Marktplatz. Sobald zwei Systeme beide einen Bestand führen, laufen sie auseinander. Das sind die Ursachen, die ich am häufigsten sehe.

• Manuelle Pflege. Jemand überträgt jeden Morgen den Bestand. Alles, was zwischendurch verkauft wird oder eingeht, fehlt.
• Zu langsame Synchronisierung. Einmal pro Nacht ist zu wenig für Produkte, die sich schnell verkaufen.
• Retouren. Eine Retoure kommt zurück ins Lager, aber nicht in den Onlineshop.
• Mehrere Vertriebskanäle. Ihr Onlineshop und bol.com verkaufen dasselbe letzte Stück.
• Mehrere Lager. Der Onlineshop zählt alles zusammen, obwohl ein Teil reserviert ist oder an einem anderen Standort liegt.
• Eine Schnittstelle, die stillsteht. Nach einem Update eines Ihrer Systeme stoppt der Austausch. Niemand merkt es, bis ein Kunde anruft.

Ein Eigentümer des Lagerbestands

Die wichtigste Entscheidung ist, wer die Wahrheit ist. In den meisten Unternehmen ist das das ERP oder das WMS, weil dort Einkauf, Wareneingang und Kommissionierung stattfinden. Der Onlineshop zeigt dann nur, was dieses System sagt, und ändert selbst nie etwas.

Verkauft der Onlineshop etwas? Dann geht die Bestellung ans ERP, das ERP senkt den Bestand und schickt den neuen Stand zurück. Nicht umgekehrt. So kann es nur einen Stand geben.

	Onlineshop führt den Bestand selbst	ERP oder WMS ist Eigentümer
Quelle	Zwei Stände, die auseinanderlaufen	Ein Stand, der Rest folgt
Retouren	Manuell im Onlineshop korrigieren	Im Lager verarbeitet, Onlineshop folgt
Mehrere Kanäle	Jeder Kanal zählt seinen eigenen Bestand	Ein Bestand, verteilt auf die Kanäle
Bei einem Fehler	Sie sehen es erst, wenn ein Kunde anruft	Die Schnittstelle meldet es

Wie oft synchronisieren?

So oft wie nötig, nicht so oft wie möglich. Für die meisten Großhändler reichen ein paar Minuten. Verkaufen Sie von einem Artikel nur wenige Stück, oder verkaufen Sie über mehrere Kanäle gleichzeitig? Dann wollen Sie bei jeder Bestellung und jedem Wareneingang sofort aktualisieren.

Ein fester Zwischenschritt ist ein Puffer. Sie zeigen dem Onlineshop ein oder zwei Stück weniger, als vorhanden sind. So verhindern Sie, dass das letzte Stück in den Minuten zwischen zwei Updates zweimal verkauft wird.

Mehrere Lager und Kanäle

Hier geht es im Großhandel am häufigsten schief. Ein paar Regeln, die funktionieren:

• Pro Standort führen, und pro Kanal festlegen, welche Standorte mitzählen.
• Reservierten Bestand nicht anzeigen. Was schon an einer Bestellung hängt, ist nicht mehr verfügbar.
• Ein Verteilschlüssel für Ihre Kanäle. Zum Beispiel: bol.com bekommt nie mehr als die Hälfte des freien Bestands.
• Bestellungen beim Lieferanten einbeziehen. Einen erwarteten Wareneingang können Sie als Lieferzeit anzeigen, nicht als Bestand.

Standard-App oder individuelle Schnittstelle?

Ein ehrlicher Rat. Haben Sie einen Onlineshop, ein ERP und keine besonderen Regeln? Dann erledigt ein fertiger Konnektor das gut, oft für ein paar Dutzend Euro im Monat.

Eine individuelle Schnittstelle lohnt sich, sobald Sie mit mehreren Lagern, Vertriebskanälen oder Mandanten arbeiten, oder wenn Fehler nicht unbemerkt bleiben dürfen. Dann wollen Sie eine Schnittstelle, die genau Ihren Regeln folgt und Sie benachrichtigt, wenn etwas stoppt. Mehr dazu in Onlineshop und ERP verbinden. Was ein Großhandel wissen muss.

Wie fangen Sie an?

Schreiben Sie auf, wo der Bestand heute geführt wird, wie oft er aktualisiert wird und wo es im letzten Monat schiefging. Mehr braucht es für ein erstes Gespräch nicht. Sie erfahren direkt, ob eine Standard-App reicht oder ob eine individuelle Schnittstelle sinnvoll ist.