Sincronizar el stock de tu tienda online con el ERP: así los mantienes iguales

Tu tienda online dice «en stock». Un cliente hace un pedido. En el almacén no hay nada. O al revés: la tienda online dice «agotado» y las estanterías están llenas. Las dos cosas cuestan ventas y confianza.

La solución en una frase: deja que un solo sistema sea el dueño del stock y envía cada cambio automáticamente a tu tienda online. Cómo hacerlo, y dónde suele fallar, lo lees a continuación.

Por qué el stock no cuadra

Casi siempre hay más de un lugar donde se lleva el stock. El ERP, el SGA, la propia tienda online, a veces también un marketplace. En cuanto dos sistemas tienen cada uno su propio nivel de stock, se desajustan. Estas son las causas que veo con más frecuencia.

• Actualizar a mano. Alguien traslada el stock cada mañana. Todo lo que se vende o entra entre medias, falta.
• Sincronizar demasiado despacio. Una vez por noche es poco para productos que se venden rápido.
• Devoluciones. Una devolución vuelve al almacén, pero no a la tienda online.
• Varios canales de venta. Tu tienda online y bol.com venden la misma última unidad.
• Varios almacenes. La tienda online lo suma todo, aunque una parte esté reservada o en otra ubicación.
• Una integración que se ha parado. Tras una actualización de uno de tus sistemas, el intercambio se detiene. Nadie lo nota hasta que llama un cliente.

Un solo dueño del stock

La decisión más importante es quién tiene la verdad. En la mayoría de las empresas es el ERP o el SGA, porque ahí tienen lugar las compras, la recepción y el picking. La tienda online solo muestra lo que dice ese sistema y nunca cambia nada por su cuenta.

¿La tienda online vende algo? Entonces el pedido va al ERP, el ERP reduce el stock y devuelve el nuevo nivel. No al revés. Así solo puede existir un nivel de stock.

	La tienda online lleva su propio stock	El ERP o SGA es el dueño
Fuente	Dos niveles, que se desajustan	Un nivel, el resto lo sigue
Devoluciones	Corregir a mano en la tienda online	Se procesan en el almacén, la tienda online lo sigue
Varios canales	Cada canal cuenta su propio stock	Un stock, repartido entre los canales
Cuando hay un error	No te enteras hasta que llama un cliente	La integración avisa

¿Con qué frecuencia sincronizar?

Tan a menudo como haga falta, no tan a menudo como sea posible. Para la mayoría de los mayoristas basta con cada pocos minutos. ¿Vendes pocas unidades de un artículo, o vendes por varios canales a la vez? Entonces quieres actualizar al instante con cada pedido y cada recepción.

Un paso intermedio habitual es un margen de seguridad. Muestras en la tienda online una o dos unidades menos de las que hay. Así evitas que la última unidad se venda dos veces en los minutos entre dos actualizaciones.

Varios almacenes y canales

Aquí es donde más falla en los mayoristas. Unas reglas que funcionan:

• Llevar el stock por ubicación, y decidir por canal qué ubicaciones cuentan.
• No mostrar el stock reservado. Lo que ya está asignado a un pedido ya no está disponible.
• Un único criterio de reparto entre tus canales. Por ejemplo: bol.com nunca recibe más de la mitad del stock libre.
• Tener en cuenta los pedidos de compra. La recepción prevista la puedes mostrar como plazo de entrega, no como stock.

¿App estándar o integración a medida?

Un consejo sincero. ¿Tienes una tienda online, un ERP y ninguna regla especial? Entonces un conector ya hecho lo hace bien, a menudo por unas decenas de euros al mes.

Una integración a medida compensa en cuanto trabajas con varios almacenes, canales de venta o sociedades, o cuando los errores no pueden pasar desapercibidos. Entonces quieres una integración que siga exactamente tus reglas y avise si algo se para. Más sobre esto en Integrar tienda online y ERP. Lo que un mayorista debe saber.

¿Cómo empiezas?

Apunta dónde se lleva hoy el stock, con qué frecuencia se actualiza y dónde falló el último mes. No hace falta más para una primera reunión. Sabrás enseguida si basta con una app estándar o si una solución a medida tiene sentido.