Synchroniser le stock de votre boutique en ligne avec l'ERP : comment les aligner

Votre boutique en ligne affiche « en stock ». Un client commande. Dans l’entrepôt, il n’y a rien. Ou l’inverse : la boutique affiche « épuisé » et les rayonnages sont pleins. Dans les deux cas, vous perdez du chiffre d’affaires et de la confiance.

La solution en une phrase : faites d’un seul système le propriétaire du stock, et envoyez automatiquement chaque changement vers votre boutique en ligne. Comment faire, et où cela coince le plus souvent, vous le lirez ci-dessous.

Pourquoi le stock n’est pas juste

Il y a presque toujours plus d’un endroit où le stock est suivi. L’ERP, le WMS, la boutique en ligne elle-même, parfois aussi une marketplace. Dès que deux systèmes ont chacun leur propre niveau de stock, ils divergent. Voici les causes que je vois le plus souvent.

• Mise à jour manuelle. Quelqu’un reporte le stock chaque matin. Tout ce qui est vendu ou reçu entre-temps manque.
• Synchronisation trop lente. Une fois par nuit, c’est trop peu pour les produits qui se vendent vite.
• Retours. Un retour revient dans l’entrepôt, mais pas dans la boutique en ligne.
• Plusieurs canaux de vente. Votre boutique en ligne et bol.com vendent la même dernière pièce.
• Plusieurs entrepôts. La boutique additionne tout, alors qu’une partie est réservée ou se trouve sur un autre site.
• Une intégration à l’arrêt. Après une mise à jour de l’un de vos systèmes, l’échange s’arrête. Personne ne le remarque jusqu’à ce qu’un client appelle.

Un seul propriétaire du stock

Le choix le plus important : qui détient la vérité. Dans la plupart des entreprises, c’est l’ERP ou le WMS, car c’est là que se font les achats, la réception et le picking. La boutique en ligne affiche alors uniquement ce que dit ce système, et ne modifie jamais rien elle-même.

La boutique vend quelque chose ? La commande part vers l’ERP, l’ERP diminue le stock et renvoie le nouveau niveau. Pas l’inverse. Ainsi, il ne peut exister qu’un seul niveau de stock.

	La boutique gère son propre stock	L’ERP ou le WMS est propriétaire
Source	Deux niveaux, qui divergent	Un seul niveau, le reste suit
Retours	Correction manuelle dans la boutique	Traités dans l’entrepôt, la boutique suit
Plusieurs canaux	Chaque canal compte son propre stock	Un seul stock, réparti entre les canaux
En cas d’erreur	Vous ne le voyez que lorsqu’un client appelle	L’intégration le signale

À quelle fréquence synchroniser ?

Aussi souvent que nécessaire, pas aussi souvent que possible. Pour la plupart des grossistes, toutes les quelques minutes, c’est suffisant. Vous vendez peu d’unités d’un article, ou vous vendez via plusieurs canaux en même temps ? Alors vous voulez mettre à jour immédiatement à chaque commande et à chaque réception.

Une étape intermédiaire classique est une marge de sécurité. Vous affichez sur la boutique une ou deux unités de moins que ce qui est en stock. Vous évitez ainsi que la dernière pièce soit vendue deux fois dans les minutes entre deux mises à jour.

Plusieurs entrepôts et canaux

C’est là que cela coince le plus souvent chez les grossistes. Quelques règles qui fonctionnent :

• Suivre le stock par site, et définir par canal quels sites comptent.
• Ne pas afficher le stock réservé. Ce qui est déjà lié à une commande n’est plus disponible.
• Une seule clé de répartition pour vos canaux. Par exemple : bol.com ne reçoit jamais plus de la moitié du stock disponible.
• Tenir compte des commandes fournisseurs. Une réception prévue peut s’afficher comme délai de livraison, pas comme stock.

Connecteur standard ou sur mesure ?

Un conseil honnête. Vous avez une boutique en ligne, un ERP et pas de règles particulières ? Alors un connecteur prêt à l’emploi fait très bien l’affaire, souvent pour quelques dizaines d’euros par mois.

Le sur-mesure est rentable dès que vous travaillez avec plusieurs entrepôts, canaux de vente ou entités, ou quand les erreurs ne doivent pas passer inaperçues. Vous voulez alors une intégration qui suit exactement vos règles et envoie une alerte quand quelque chose s’arrête. Pour en savoir plus : Connecter boutique en ligne et ERP. Ce qu’un grossiste doit savoir.

Par où commencer ?

Notez où le stock est suivi aujourd’hui, à quelle fréquence il est mis à jour et où cela a coincé le mois dernier. Il n’en faut pas plus pour un premier échange. Vous saurez tout de suite si un connecteur standard suffit, ou si le sur-mesure a du sens.