Qu'est-ce qu'une intégration API ? Explications pour les PME

Une intégration API est une connexion qui permet à deux systèmes d’échanger des données automatiquement, sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit. Votre boutique en ligne envoie une nouvelle commande à votre comptabilité. Ensuite, votre comptabilité signale à la boutique en ligne qu’une facture est payée. Cela se fait en quelques secondes ou minutes, jour et nuit.

API signifie application programming interface. Une API est une « porte dérobée » d’un logiciel destinée à un autre logiciel. Par cette entrée, un système peut demander ou fournir des données selon des règles fixées par le système qui les fournit. C’est un morceau de logiciel qui permet à deux systèmes de se parler.

Comment fonctionne une intégration API ?

On peut la comparer à un guichet. Vous n’entrez pas vous-même dans l’armoire d’archives d’un autre système, n’est-ce pas ? Vous déposez une demande au guichet et vous recevez une réponse structurée.

En pratique, une intégration fait trois choses :

1. Récupérer. Elle demande à un système les nouvelles données, par exemple les commandes du dernier quart d’heure.
2. Traduire. Chaque système a ses propres définitions. Ce que la boutique en ligne appelle un produit est, dans la comptabilité, un article avec son propre numéro et son code TVA. L’intégration API convertit l’un en l’autre.
3. Écrire. Elle dépose les données dans l’autre système, par exemple sous forme de facture de vente.

Comment une intégration API sait-elle qu’une nouvelle information est disponible ? Il y a deux façons. Elle demande à des moments fixes (jobs) si quelque chose a changé. Ou le système envoie lui-même un signal dès qu’il se passe quelque chose ; c’est ce qu’on appelle un webhook. Laquelle des deux est utilisée dépend de ce que propose le logiciel. Sauf si vous optez pour du sur mesure.

Un exemple

Prenons une boutique en ligne sur Shopify, des paiements via Mollie et une comptabilité dans Exact Online. Sans intégration, quelqu’un au bureau ressaisit à la main chaque commande et chaque paiement. Cela prend du temps. Et une faute de frappe dans un montant ou un code TVA, vous ne la découvrez qu’à la déclaration de TVA.

Avec une intégration, cela se passe ainsi : une commande dans la boutique en ligne devient automatiquement une facture de vente dans Exact Online. Le paiement arrive ? Alors cette facture passe au statut « payée ». Si cela échoue, par exemple parce qu’un article n’existe pas encore dans la comptabilité, quelqu’un reçoit une alerte.

Il en va de même pour d’autres systèmes, comme Shopify avec Moneybird ou e-Boekhouden, ou une boutique en ligne avec un ERP connecté. J’ai construit des intégrations avec Exact Online et Moneybird. Shopify, Mollie et e-Boekhouden, je les connecte via leur API.

Ressaisir, exporter ou intégrer ?

Beaucoup d’entreprises se situent entre le travail manuel et une vraie intégration. Elles exportent un fichier d’un système et l’importent dans l’autre. Cela fonctionne, mais quelqu’un doit continuer à le faire. Et un fichier est parfois oublié, importé deux fois ou enregistré au mauvais format.

	Ressaisir	Exporter et importer	Intégration API
Qui	Un collègue, chaque jour	Un collègue, à des moments fixes	Le système lui-même
Actualité	Aussi souvent que quelqu’un a le temps	Aussi souvent que quelqu’un exporte	En quelques secondes ou minutes
Erreurs	Très souvent	Souvent	Très peu d’erreurs
En cas d’absence	Reste en suspens	Reste en suspens	Continue de tourner
En cas de problème	Vous le remarquez quand un client appelle	Vous le remarquez la fois suivante	L’intégration envoie une alerte

Qu’est-ce que l’intégration de systèmes ?

L’intégration de systèmes, c’est l’ensemble plus large : faire travailler tous vos systèmes ensemble, pour que les données soient saisies une seule fois et soient justes partout ensuite.

Avec deux systèmes, vous avez une intégration. Si vous travaillez avec cinq systèmes, décidez à l’avance quel système est propriétaire de quelles données : clients, articles, stock, prix. Sinon, vous obtenez deux vérités qui divergent. Comment cela fonctionne pour le stock, vous le lirez dans Le stock de votre boutique en ligne ne correspond pas à votre ERP ?

À quoi sert une intégration API ?

• Supprimer le travail manuel. Commandes, factures et données qui passent aujourd’hui à la main d’un système à l’autre. Voir automatisation des processus.
• Boutique en ligne et ERP. Garder alignés commandes, stock et prix. Voir connecter boutique en ligne, ERP et stocks.
• Reporting. Les données de la comptabilité, de l’ERP et de la boutique en ligne au même endroit, pour que vos tableaux de suivi se mettent à jour tout seuls. Voir entrepôt de données et reporting.
• Assistants IA. Un assistant qui consulte des données dans vos propres systèmes via une intégration. Il ne reçoit que les droits dont il a besoin, et les modifications ne passent qu’après l’accord d’un humain. Voir assistants IA et chatbots.

Standard ou sur mesure ?

Pour beaucoup de connexions courantes, il existe une intégration prête à l’emploi, souvent pour quelques dizaines d’euros par mois. Vous utilisez vos systèmes de manière standard ? Alors cela suffit généralement.

Le sur mesure est rentable si vous avez vos propres règles qu’une application standard ne connaît pas, si plus de deux systèmes sont concernés, ou si une erreur ne doit pas passer inaperçue. Créer une intégration API consiste alors à définir quelles données vont où, construire la traduction entre les systèmes, tester avec de vrais exemples et mettre en place une alerte en cas de problème. Le coût figure dans les tarifs.

Un logiciel n’a pas d’API ? Alors on peut souvent passer par un fichier déposé à un endroit fixe. Moins propre, mais ça marche.

Par où commencer ?

Notez les systèmes que vous utilisez, les données qui passent aujourd’hui à la main entre eux et à quelle fréquence. Notez aussi où ça a coincé récemment. Il n’en faut pas plus pour un premier échange. Vous saurez tout de suite si une intégration standard suffit, ou si le sur mesure a du sens.